Ai o listă de contacte în Excel sau Google Sheets și vrei să le aduci în HubSpot pentru a începe să le gestionezi mai ușor? Importul de contacte poate părea complicat la început, dar HubSpot are un proces simplu și intuitiv. În acest ghid pas cu pas îți arăt cum să faci importul corect și cum să îți organizezi contactele astfel încât CRM-ul să rămână curat și util.
Înainte să urci fișierul în HubSpot, merită să investești câteva minute în pregătirea bazei de date. Asta te va ajuta să eviți erorile, duplicatele și timpul pierdut după import.
Formatul fișierului: HubSpot acceptă fișiere în format CSV și XLSX. Dacă datele tale sunt în Google Sheets sau Excel, exportă-le în unul dintre aceste formate înainte de import.
Curățarea datelor:
elimină contactele duplicate, pentru că HubSpot le va importa separat și vei avea intrări duble în CRM.
verifică adresele de email (scriere greșită, lipsă simbol „@”).
completează câmpurile lipsă dacă sunt esențiale pentru business-ul tău (de ex. companie, telefon, industrie).
normalizează formatele pentru numere de telefon (+40…, 07…) și pentru nume (ex. „Ion Popescu” nu „ion popescu”).
Consistența informațiilor:
stabilește o formă unică pentru anumite câmpuri. De exemplu, dacă ai contacte de la firme înregistrate ca „SRL”, scrie uniform „SRL” în loc de „Srl” sau „S.R.L.”.
pentru denumiri de orașe, industrii sau tipuri de clienți, folosește aceeași scriere (ex. „București” nu „Buc”, „Bucuresti”, „Bucharest”).
acest pas îți face viața mai ușoară atunci când vrei să segmentezi sau să creezi rapoarte.
Coloane clare în fișier:
Pregătește coloanele standard: prenume, nume, companie, email, telefon, industrie.
Recomandare: folosește aceleași denumiri ca proprietățile din HubSpot (ex. „First Name”, „Last Name”, „Email”, „Phone Number”). Astfel, la încărcarea fișierului, HubSpot va recunoaște automat câmpurile și vei economisi timp la field mapping.
Adresa de email – esențială:
Emailul este identificatorul unic pentru contacte în HubSpot. Dacă un contact nu are adresă de email, HubSpot nu îl poate recunoaște în mod corect și riști să creezi duplicate sau înregistrări incomplete. Asigură-te că fiecare contact din fișier are un email valid.
Intră în contul tău HubSpot.
Din partea stângă selectează Data Management > Data Integration.
Sub Import a file dă click pe Import data.
Încarcă fișierul cu contactele.
Alege tipul de import: decide cum vrei să proceseze HubSpot contactele din fișier:
Create and update contacts: creează contacte noi și actualizează pe cele existente.
Create new contacts only: adaugă doar contacte noi, fără să modifice pe cele deja existente.
Update existing contacts only: actualizează doar contactele care există deja în HubSpot.
Mapează câmpurile: leagă coloanele din fișier de proprietățile HubSpot (ex. „First Name” → „Prenume”). Cel mai simplu este să pui direct în fișier aceleași denumiri ca în HubSpot (ex. First Name, Last Name, Email, Phone Number). Astfel, la import, HubSpot le recunoaște automat și nu mai trebuie să faci setările manual.
Confirmă și finalizează importul.
Verifică rezultatele → HubSpot îți va arăta dacă sunt erori, precum și câte contacte au fost create sau actualizate.
În câteva minute, contactele tale sunt în CRM și gata de folosit.
Importul este doar primul pas. Organizarea corectă a contactelor îți permite să folosești CRM-ul la adevăratul său potențial: poți personaliza campanii de marketing, prioritiza outreach-ul echipei de vânzări și analiza rapid contactele pentru decizii mai bune.
Importul de contacte fără consimțământ → dacă adaugi persoane care nu și-au dat acordul pentru comunicare, riști probleme legate de GDPR și reclamații de spam.
Fișiere necurățate → dacă importi date cu duplicate, greșeli de scriere sau câmpuri incomplete, baza de date devine haotică, ceea ce afectează segmentarea și campaniile de marketing.
Folosirea inconsecventă a datelor → câmpuri denumite diferit („Telefon” vs. „Mobil”) fac dificilă filtrarea, segmentarea și raportarea corectă.
Importuri repetate fără verificare → aceeași persoană poate apărea de mai multe ori în CRM, ceea ce creează confuzie și afectează calitatea analizei.
Folosește instrumentul de deduplication din HubSpot pentru a identifica și combina contactele duplicate automat.
Setează proprietăți obligatorii la adăugarea manuală de contacte, astfel încât fiecare contact să aibă câmpurile esențiale completate (ex. email, nume, companie).
Creează liste pentru contacte inactive și planuri de reactivare, ca să poți urmări cine nu interacționează și să planifici campanii specifice.
Actualizează periodic baza de date și șterge ce nu mai este relevant, pentru a menține CRM-ul curat și eficient în campanii de marketing și vânzări.
Acum știi cum să faci import de contacte în HubSpot CRM și cum să le organizezi pentru a avea o bază de date curată, ușor de gestionat și utilă pentru campaniile tale de vânzări și marketing.
Dacă vrei să te asiguri că importul și organizarea contactelor sunt făcute corect de la început, pot să te ajut cu:
un audit gratuit al CRM-ului,
recomandări personalizate pentru organizarea bazei tale de date,
suport pentru setarea listelor și automatizărilor.